Kundenstimmen im Fokus

Projektanforderung & -durchführung

Eine erste Liste von fünf möglichen IT-Partnern wurde in einem strukturierten Prozess immer weiter verengt. Am Ende fiel die Entscheidung für Aareon RELion. „Bei RELion haben wir uns am besten aufgehoben gefühlt – hinsichtlich der Reportings, aber auch was die Abbildung unserer Mietverträge mit all ihren Variablen und Spezifikationen angeht", so Lars Flemming. "Außerdem lassen sich in RELion verschiedene Portfolios besonders gut darstellen. Und auch die SQL-Fähigkeit und die Microsoft-Basis von RELion sind kaum zu überschätzende Vorteile.“

Dank der detaillierten Vorbereitung dauerte die Implementierungsphase gerade einmal ein halbes Jahr. „Wir haben in dieser Zeit Meilensteine definiert, das Pretesting absolviert, das Lösungspaket auf unseren Kriterienkatalog abgestimmt und an die 30 Mitarbeiter geschult. Weil wir sehr genau wussten, was wir wollten, hat sich dieser Prozess enorm effizient gestaltet“, sagt Lars Flemming, „Ich war äußerst überrascht, wie gut alles funktioniert hat. Wir waren jederzeit in der Lage zu operieren. Das ist bei einem Systemwechsel nicht unbedingt die Regel!“

Fazit

Heute ist RELion in der ganzen Gruppe fest etabliert. „Es hat sogar dazu geführt, dass wir uns als Gruppe erkennbar weiterentwickelt haben: Wir nutzen heute eine ganz andere Bandbreite an Reportings und Informationsabrufen. Den Grundstock dafür hat RELion gelegt“, ist Lars Flemming überzeugt. Kunden, Partnern und Kollegen rasch und verlässlich Auskunft geben zu können, ist einer der größten Erfolge des Systemwechsels: „Wir können nach innen und außen erheblich schneller valide Aussagen treffen. Die Anforderungen an Daten, Zahlen und Fakten sind enorm gestiegen. Dazu braucht man ein flexibles System. Und das haben wir mit RELion.“

Das Tagesgeschäft wird bereits komplett über RELion abgebildet. "Dennoch sind wir laufend im Gespräch, was es an Neuerungen und weiteren Modulen gibt. So haben wir etwa den Terminmanager eingeführt, um unsere interne Steuerung zu optimieren", sagt Lars Flemming. "Die Zusammenarbeit ist dabei stets sehr dialogorientiert und partnerschaftlich. Wir sehen da weniger ein klassisches Auftraggeber-Auftragnehmer-Verhältnis und eher eine Partnerschaft, von der beide profitieren."

Projektanforderung & -durchführung

Die konkreten Ziele definiert Johannes Hager, Kaufmännischer Leiter bei der WÖHR + BAUER GmbH, wie folgt: „Das neue System sollte die integrierte Buchung von Projektrechnungen in einem System für uns ermöglichen, so dass unterschiedliche Werte in der legalen Bilanzierung und den Projektkosten entfallen. Dadurch profitieren wir von einer fundierten Projektkostensteuerung bei gleichzeitig reduziertem Abstimmungsaufwand – eine wichtige Basis für Bilanzierung und Projektsteuerung.“

Weiterhin sollte ein automatisierter Belegdurchfluss eingerichtet werden, der die digitale Belegverfolgung vom Sachposten bis hin zum Dokumenten-Management ermöglicht. Auch dieses Ziel wurde dank RELion erreicht. Die obligatorischen Ablagetätigkeiten nehmen damit deutlich weniger Zeit in Anspruch. Nicht zuletzt verfügt die Software auch für die Abbildung steuerlicher Vorgaben zur Umsatzsteuer, die sich in der Immobilienwirtschaft reichlich komplex gestalten, über zahlreiche Möglichkeiten.

Im Vorfeld der geplanten Umstellung wurden die Mitarbeiter intensiv miteinbezogen, z. B. mit Hilfe einer Inhouse-Schulung zur Vorbereitung auf das neue System. Nach einer rund fünfmonatigen Pilotphase, in der die Software auf Grundlage von Rückmeldungen von WÖHR + BAUER immer mehr den Vorstellungen entsprechend individualisiert wurde, startete der Livebetrieb von RELion offiziell am 01.01.2018.

Fazit

Nach einer Phase der Anpassung an die unternehmensspezifischen Prozesse sorgt RELion bei WÖHR + BAUER im täglichen Einsatz für eine Vielzahl von Anwendererfolgen. „Das Arbeiten mit der Software gestaltet sich im täglichen Betrieb ausgesprochen anwenderfreundlich“, so Johannes Hager. „Die Benutzeroberfläche von RELion ähnelt in Design und Funktion Microsoft Office. Somit fanden sich unsere Mitarbeiter schnell zurecht und konnten quasi von der ersten Minute an produktiv damit arbeiten."

„Durch den Einsatz von RELion konnten wir generell mehr digitale Prozesse integrieren und Transparenz im Unternehmen schaffen“, sagt Helmut Berger, Leiter IT/Telekommunikation bei der Max Aicher GmbH & Co. KG. „Auch hat RELion entscheidend dazu beigetragen, die digitale Transformation in unserem Unternehmen erfolgreich in die Tat umzusetzen.“
So war es immer wieder möglich, ohne zusätzlichen Personalaufwand neue Firmen in das Unternehmensportfolio zu integrieren. Diese Kostenersparnis ist vor allem in Zeiten von Corona-bedingten Kosteneinsparmaßnahmen ein willkommener Bonus.

Für die Zukunft ist geplant, verschiedene RELion-Module und Lösungen aus der Aareon Smart World, dem digitalen Ökosystem von Aareon, einzuführen: Neben dem Modul RELion Projektentwicklung für abteilungsübergreifendes und ergebnisorientiertes Planen und Agieren sind das professionelle Interessentenmanagement Immoblue Pro und die Mobilen Services anvisiert.

Fazit

„Insgesamt lässt sich festhalten, dass die ERP-Software RELion für die Max Aicher Stiftung einen großen Gewinn darstellt“, fasst Helmut Berger zusammen. „Dazu trägt nicht zuletzt die hohe Akzeptanz unter den Mitarbeitern bei. Diese resultiert unter anderem aus der unkomplizierten Bedienbarkeit und dem ‚Microsoft-Look-and-Feel‘ der Benutzeroberfläche, dank derer von Anfang an ein leichter Einstieg ins System ermöglicht wird.“

Ein weiterer Punkt, der beim Kunden sehr positiven Anklang gefunden hat: die kompetenten und serviceorientierten Ansprechpartner der Aareon Detuschland GmbH, die durchweg hervorragende Unterstützung sicherstellen – sodass sich hier eine echte Partnerschaft auf Augenhöhe etablieren konnte. Dazu abschließend noch einmal Helmut Berger: „Wir sind äußerst zufrieden mit RELion und der langfristig guten Partnerschaft mit Aareon. Darum werden wir auch sehr gerne mit RELion das Unternehmen Max Aicher weiter in die Zukunft führen.“